今さら聞けない?Gmailの設定・・・アーカイブ

アーカイブってなあに?

Gmailに限らず、最近のメールソフトにはアーカイブ機能がついています。

そもそも、アーカイブってなんでしょう?

Wikipediaによると

重要記録を保存・活用し、未来に伝達することをアーカイブ、アーカイブズという。
アーカイブ (archive) とは、日本では一般的に書庫や保存記録と訳されることが多いが、元来は公記録保管所、公文書、または公文書の保存所、履歴などを意味し、記録を保存しておく場所である。

とあります。

まあ、保管庫って考えておけばいいですね。

 

Gmailのアーカイブ

Gmailの場合、アーカイブというと受信トレイのメールを「アーカイブ」という

キャビネットに移動することと考えておけばいいでしょう。

ここで大事なのは、「移動する」というところです。

コピーでなく、移動なんですよね。

その結果、受信トレイに残らないんです。

これがアーカイブの使いやすさ、と考えてイイです。

これについては後ほど解説します。

 

実際にアーカイブしてみよう

では実際にGmailに届いているメールをアーカイブしてみましょう。

やり方はとても簡単です。

メール一覧の画面で、アーカイブしたいメールを選択。

その後、上側にある「アーカイブ」ボタンを押すだけです。

スクリーンショット 2014-05-13 10.57.22

簡単ですね??

もちろん、複数メールを選択して一気にアーカイブすることも可能です。

メールを開いていてもアーカイブは出来ます。

上側にある「アーカイブ」ボタンを押すだけ。

スクリーンショット 2014-05-13 11.18.22

とっても簡単ですね。

 

アーカイブしたメールはどうやって見るの?

一旦アーカイブしたメールは受信トレイから消えているわけですから

件名すらも見えません。

ではどうやって見るか、というと「すべてのメール」で見るんですね。

スクリーンショット 2014-05-13 13.18.22

アーカイブしたメールにラベルづけしていたら、

そのラベル表示画面で見ることができます。

削除した訳ではないのでいつでも好きな時にメールを見ることができます。

 

どうしてアーカイブするの?

先ほど「受信トレイに残らないから使いやすい」といったことを書きました。

どうしてか?

というとやはり受信トレイにメールが残らないからなんですね(笑)

当たり前じゃん、と言われそうですね。

ジブンは極力受信トレイを空にするんですよ。

作業中のものだけ、受信トレイに残すやり方です。

処理が終わったメールはすべてアーカイブしています。

いつまでも受信トレイにメールがあったら

「あれ、この件処理していなかったっけ?」

と勘違いしてしまうからなんですね。

また、その確認のためにメールを開いて読む時間ももったいないです。

時間は有限、ということを考えると一度見たメールを何度も読み返す、

ということはしたくないんですよね。

削除しないのは、万が一のためです。

ビジネス上履歴は全部残しておかねばならないので。

あ、彼女からのメールは別ですよ!何度も読み返します。

別れ話なら即削除、ですけどね(笑)

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